Transfert de données entre serveurs CRM avec Addon Nice

Utilisation

Addon Nice Serveur permet de déplacer des données entre:

Différentes Organisations CRM sur le même serveur CRM (version Entreprise )
Différent serveurs éventuellement sur des domaines différent,
Des serveurs qui utilsent différentes versions de CRM,
Des serveurs qui utilisent différentes langues

Par exemple il est possible de migrer des données installées sur un serveur CRM v3 professional français vers une organisation située dans un serveur CRM v4 installé en anglais.
Notez que le programme de mise à niveau fournit avec MS CRM version 4 est incapable de cela par suite d'incompatibilités dans les codes langue utilisés sur les serveurs SQL respectifs.

Les données à migrer sont choisies selon:

Une selection d'entités
Les dates de création

Usages usuel

Cet outil est très pratique et peut être utilisé fréquemment pour les tâches suivantes:

Migration de CRM v3 vers CRM v4 ,
Centralisation et concentration de données issues de CRM départementales ver un serveur central,
Alimenter un serveur CRM de Développement ou Test avec des données de production
Importation de données sur le serveur de production a partir d'un serveur de test sur lequel elles ont été trièes et nettoyées,
Maintient à jour d'un serveur de backup en ligne,

Processus Technique utilisé

Notre outil utilise le Wrapper CRM interne d'Addon Nice pour se connecter à chaque serveur CRM par Web Services.
Il lit ensuite les données du serveur source et les recrée dans le serveur destination, vérifiant éventuellement la présence de doublons et effectuant la mise à jour en foction des dates de modification.
Voici la liste des entités supportées:

Accounts, Contacts, Leads, Customer addresses, Competitors, Relationship Role, Relationship Role Map,
Units of measure (uom), Groups of units of measure (uomschedule), Discount types, Discounts, Price Level, Products, Product Price Level,
Opportunities, Quotes+Details, Sales orders+Details, Invoices+Details,
Tasks, Phone calls, Appointments, Letters, Emails, Annotations,
Marketing Lists, Campaigns, Campaigns activities, Campaigns responses,
Sales literature, Subjects,
Contract templates, Contract, Contract lines,
Sites, Resources, Calendars, Services, Incidents, Service appointments,
Entités personnalisées (elle doivent être définies sur les deux serveurs).

Toutes les notes et les pièces attachées sont copiées.
L'outil permet la mise en correspondance (mapping) des utilisateurs entre les serveurs, ce qui autorise la copies entre des domaines Windows différents.

Le processus de copie suit les liens entre les entités CRM, ainsi si un lookup est défini dans une entité (relation parent-enfants) les données du lookup seront dupliquées: par exemple lors de la duplication d'un compte (account), le contact figurant dans le lookup Contact Principal sera aussi dupliqué, etc.

Les doublons peuvent être détectés et les mises à jour effectuées selon la plus récente date de modification.
C'est une option qui peut être choisie par l'utilisateur.

En fin de transfert, un résumé d'exécution est écrit dans le répertoire Document du serveur Addon Nice.

Limitations et réserves

L'usage de cet outil devrait être réservé aux serveurs CRM de taille moyenne et pour des serveur possédant des resources mémoire importantes, un réseau fiable et de débit important doit exister entre les serveurs pour éviter les risques de time-out.
Une sauvegarde de la base de données CRM de destination doit être effectuée avant chaque migration.
Les serveurs CRM impliqués doivent être paramétrés pour supporter les transactions ASP.NET et sockets longues (voir Microsoft KB 918609).
Notre outil détecte les cas de consommation de toutes les sockets serveur par le service Web mentionné ci-dessus, il s'arrête pour vous permettre de corriger et reprendre le transfert.
Ce processus n'est pas à laisser entre les mains d'utilisateurs non avertis, il est préférable qu'il soit utilisé par un administrateur Système et CRM.

Limitations actuelles:

Les entités personnalisées doivent être définies sur les deux serveurs.
La détection des doublons pour les entités principales, lorsqu'elle est activée, repose sur le fait que les champs clé des entités sont identiques. Tout changement intervenu dans cette clé entrainera la création de doublons.
Les Services ne sont pas complètement copiés, en particulier les règles servant à programmer un service ne sont pas bien converties, ce qui impose de les recréer ensuite de manière manuelle (cela aussi est encours de correction).
Lorsque les utilisateur CRM sont mis en correspondance il faut veiller à ce que leurs rôles soient semblables (en cas de doute il vaut mieux utiliser une administrateur CRM ou un utilisateur dont le role est étendu).

Quelques écrans pour présenter le processus

La saisie des paramètres de la migration suit les différentes étapes d'un expert, chaque page concerne un domaine spécifique et il faut remplir toutes les pages jusqu'à la dernière qui présente un résumé des choix.
A partir de là on peut lancer la migration.

Voici le premier écran de choix de la version du serveur CRM source

Addon Nice travaille en permanence en s'appuyant sur un serveur CRM dédié, celui-ci sera toujours le serveur destination dans cette version de l'outil.
La page suivante permet d'introduire les paramètres de connection au serveur source.
En fonction de la version saisie sur la première page seront demandés soit l'organisation et le serveur de découverte (discovery server) pour CRM version 4, soit l'url totale pour accéder au web service de la CRM version 3.

Ensuite il faut choisir les données à migrer.
Notez bien que si certaines informations sont liées entre elles, elles seront migrées même sur leur type d'entité n'a pas été demandé.

Il s'agit ensuite d'indiquer les correspondance entre utilisateurs CRM des deux serveurs.
Si des concordances de nom sont trouvées elle seront proposées par défaut, si aucun concordance de nom n'est trouvée l'utilisateur Anonyme d'Addon Nice est utilisé..
Cette mise en relation permet de ré-attribuer la propriété des informations sur le serveur cible.

L'écran suivant permet de fixer dans quelles limites la requête complète va s'exécuter.
Un certain pourcentage d'erreurs peut être accepté car certaines erreurs sont non bloquantes telles par exemple une relation manquante ou des données non définies.

Le dernier écran permet de passer en revue ses choix puis de lancer la migration.
.
Un bouton Effacer permet de tout réinitialiser et de recommencer sur le premier écran.

Le processus une fois démarré s'accomplit, une fenêtre d'information apparait pour indiquer son niveau d'avancement.

En fin de processus, un compte rendu de migration est présenté et écrit sur disque dans le répertoire Documents du serveur Addon Nice.